気が付いたら締切が明日だった!
って事ありませんか?
こんなポカをするのは私だけかもしれませんが、
タスク管理において、
迫ってくる締切にどう対応するか?
は大命題です。
締切関係でよく言われる法則に
①パーキンソンの法則
②学生症候群
があります。
それぞれ、締切が遠くにあると、
①締切より前に終わらせられない(仕事の膨張)
②その締切ぎりぎりまで仕事を始めない(取り掛かりの遅れ)
という法則です。
①への対策
→マイルストーン(途中の目標)を設定する※
→バッファー(日 or 時間)を設ける
②への対策
→スタート時点でアウトラインをつかむ
→タスクの細分化※
→スタートダッシュを決める(60-80%までをいつまでやるか)
①、②への対策に共通するのが※タスクの細分化です
(①のマイルストーンもタスクの細分化の一種です。)
タスクの細分化やマイルストーンを設定することで、
タスクのやり忘れを防ぎ、さらには前倒しにチャレンジしてみましょう。
ただし、このエクセルシートを使っても、
残念ながら自動的にタスクの細分化はできません。
この部分は手動で行います。
(半自動?のようなテンプレートを使う事もできます。それは次回以降に・・・)
このエクセルシートでは細分化したタスクを「サブタスク」と呼称しています。
まずはこのサブタスクをどうやって作るかが、第1の課題になります。
わからない場合、素直に周囲に相談しましょう。
<新入社員の場合>
どのようなステップでやればよいか、指示を受けた上司や先輩に聞いてみましょう
<はじめてやる仕事>
これまでの経験をあてはめます。当てはまる場合はOK。当てはまらない場合は、類似事例を探したり、周囲に相談したりしましょう。
<過去に失敗した仕事>
失敗したことがあるタスクは、振り返りにより原因を特定し、対応するサブタスクを追加します。
このエクセルシートではサブタスクを作りやすくしたつもり・・・
です。
恐れずにサブタスクを追加したり、削除したり、修正したりして、自由に試行錯誤してください。