個人のタスク管理.xlsmのマニュアルを作成しました。
個人のタスク管理.xlsmのマニュアルをようやく作成しました。
まだまだ分かりづらいマニュアルですが、
無いよりはましなので公開します。
以上がマニュアルです。
以下がこのマニュアルに出てくる３つの入力例です。
で、これが新規入力用です。
分かりにくいマニュアルとエクセルですみません。
時間はかかるかもしれませんが、もっとわかりやすく修正していきます。
これがどなたかの役に立ちますように・・・。
個人のタスク管理.xlsmを更新しました
タスクを細分化するための４つの質問
まだまだマニュアルは作成中です。
マニュアルを作成しながら思いつくことを先に記事にしてます。
今回は、タスクを細分化するための「４つの質問」についてです。
「３つの質問」と「タスクの細分化の判断基準」は
「学研ムック 仕事の教科書ＢＯＯＫＳ 「図解 手帳術」 仕事の教科書編集部（編）」を参考にさせていただきました。
https://hon.gakken.jp/book/1861091900
（p40 細分化の必要性は「すぐ着手できるか」で判断する）
（p41 「3 つの質問を使ってドリルダウン (掘り下げて細分化)」 これを４つに改変）
細分化の方法がわからない場合は４つの質問が役に立ちます。
ですが、 タスクの細分化には、仕事の習熟や、経験が必要です。
４つの質問を使っても誰もが最初からできるわけではありません。
相手がいる仕事、期日がある仕事は、時間が大事です。細分化できない場合は、さっさと周囲に相談して、アドバイスを受けましょう。
特に新人さんは、相談は早ければ早いほど良いです。
さて、タスク細分化の４つの質問に入る前に・・・
この４つの質問は自身に質問を投げかけるものなのですが、
今は、自分自身ではなくAIが細分化をリードしてくれたり、不明点の洗い出しに付き合ってくれます。
４つの質問よりもこちらのほうが便利かもしれませんので
気になる方は活用してみてください。
ようやく本題です。
自分で細分化をするための方法はいくつかありますが、
上記の本の３つの質問＋１（不足する情報はないか？）をお勧めします。
※この図はセブンチャートのテンプレートを活用させていただきました。
セブンチャート仕事術｜7つのチャートで整理すればわかる!伝わる!成果が出る!
①何が求められているか？
②そのために必要な行動は何か？
③どの順で行うべきか？
④不足する情報はないか？
これらのうち、①～③はよく使われるフレームワークの5W1Hがそのまま当てはまります。
これら３つの質問に１つ追加して４つの質問としています。
この④の質問は特に新人さんに大事にしてもらいたい質問です。
なにが分からないかを把握し、
その分からない項目についてガントチャート上でタスクを細分化し、
「分からないこと」を、「分かっているタスク」の間に入れ子のプロジェクト、
いってみればサブプロジェクトを作り、管理していくことが必要になります。
そうすると・・・
私も含め一部の人はキャパオーバーになりますよね。
知らない、不安ってだけでキャパオーバーになるのに、
新たにやらなきゃならないことが加わるなんて。
これに対する回答は週間カレンダー上で、
「その日のいつ、何をやるか」
を整理することで、ガントチャートで発散したタスクを
週間カレンダーで上で収束することでワーキングメモリに収める、という事です。
これが私の作成したエクセルの肝の一つです。
（もう一つはガントチャートが使いやすい（自称）ってことです）
これらを踏まえたわかりやすいマニュアルを鋭意作成中ですので、
気長にお待ちください。
タスク管理の重要性に対する理解をどうやって引き出すか
Quora（クォーラ）が好きで、たまに新着を見たり、興味のある単語で検索します。
（Quoraは、世界中の知識を共有し、広げ深めることをミッションとするQ&Aサービスです。）
過去に検索したからなのか、よくIQが関連する質問がひっかかります。
そこでよく見かけるのがIQの差についてです。
私個人としては、IQの差による、
話が通じないというのは、部分的にはあると思います。
正確には
相互の理解不足によるミスコミュニケーションだと思っています。
IQはあくまでコミュニケーションを円滑に行う上での一要素に過ぎず
ミスコミュニケーションが起こる具体的な原因は
・相手の立場に対する想像力の欠如
・経験不足
などの差なんだろうなぁーって思っています。
もちろんIQの高い方が優れたコミュニケーションができる
という単純なものではありません。
Quoraでの議論を私なりにまとめると
＜低い方＞
・え？私の言っている事わかんないの？
・考えすぎ、そんなことないって。
・話が飛躍しすぎ、言っている意味わかんないって。
（頭がいいんだから、これで理解してよ。）
（頭がいいんだから、言わなくても分かってよ）
（頭がいいんだから、人よりたくさんやってよ）
＜高い方＞
・え？これ説明しなきゃわかんない？
・なんでそうするかなぁ
・もう話は進んでいるんだけど
・それほど難しいことじゃないのにas is で理解できないんだ・・・
っていう議論がQuoraでは交わされているような感じです。
（対面よりも、より相手の状況がわからないテキストベースのやり取りって、難しいですよね）
でも、これってIQの差だけじゃなくて
普段の会話にもあてはまりますよね。
前提やバックグラウンドが違ってミスコミュニケーションが起こっているのに
勝手に自分側を高い方と決めて、相手に一方的に行動変容を押し付ける。
良かれと思っていてもこうなってしまえば、
相手の行動は変えることはできませんよね。
（でも、この押し付けや強制って、結構社会でまかりとおってますよね）
（「議論に勝つ者が正しい」とかもこの一種ですね）
（一方的であまりに酷いのはパワハラになりますけどね）
ここで前回の話につながります。
タイプ②、③の人は、タスク管理の実践や向上に対して
まだ準備ができていないのです。
（タイプ①はたぶん、実践中で苦労しているので、受け入れやすいと予想）
このタイプ②、③の方々に対する回答としては
・準備ができるのを待つ
・根気強く教える
・社会人歴が進む前に、基礎知識として教える
があると思います。
管理職が罰ゲームとなってきている現在では、
フォロワーシップを育てるのが大事という、本を読みました。
この本に出てくる「フォロワーシップを育てる研修」に、個人的に追加してもらいたいのが
・タスク管理
・プロジェクトマネジメント
です。この２つをリスキリングするか、あらかじめ新人研修で教えておいて欲しいなぁーと思っています。
今回作るマニュアルは、とりあえずタイプ①の人向けに作成しますが、
タイプ②、③の方に向けては、四の五の言わず、まずはチュートリアル
っていうパターンも考えています。
完成まで今しばらくお待ちください。
「スケジュール管理能力」と「タスクの処理速度」について
ようやく、マニュアルに着手しました。
（まだ、頭の中だけですが）
マニュアルを書くにあたって、
どのような人向けのマニュアルにしたら良いか、
どのような人に使ってもらいたいか、
を改めて考えてみたところ、
これまでモヤモヤ考えていたことが整理できたので、書き留めておきます。
それが、タイトル「スケジュール管理能力」と「タスクの処理速度」についてです。
これは、私の個人的な考えを図にしたものです。
スケジュール管理能力とタスクの処理速度で、４つのタイプに分けてみました。
結論から言うと「タイプ④」の人とその他のタイプの人には大きな隔たりがあると思っています。
社会人として仕事をしているならば、
・仕事で大きな成果をあげたい
・時間内で必要十分な仕事を行う
・チームメンバーとして役に立ちたい
といったモチベーションから皆さんタイプ④を目指して日々仕事をしているのではないかと思います。
ですが、
矛盾するようですが、
タイプ④の「仕事ができる人」に近づくためには、
タイプ④の人をマネするのではなく、
それぞれのタイプの人の苦手をツールで補うことが必要なのです。
私も、タイプ④の人の仕事ぶりやツールを観察したり、教えてもらった事がありますが、頭の中で補っている部分や、個人の資質や努力が多く、全くできる気がしませんでした・・・。
そんな私とは異なり、
・既存ツールの活用方法を習熟する
・できる人の頭の中で行っていることを習得する
これらについて、もう努力を行っている人もいるかと思います。
私も、私も
一応は努力し、
何個かの方法やツールを試したのです・・・。
ですがズボラな性格のため、これが一朝一夕には身につかず、
無力感から途中であきらめてしまったこともしばしばでした。
そんな私がようやくたどり着いたのがエクセルの自作による、既存ツールの組み合わせで生じる切り替えコストの低減でした。副次的に中長期と昨日・今日・明日のそれぞれの視点で優先順位をつけてタスクを実行することも可能になりました。
もちろん、既存のツールでしっくりくるものがあれば、ぜひそれを使ってください。
（良いツールがあれば、ぜひ私にも教えてください。ちなみに私は、スケジュールのプッシュ通知は必須なので、入力は重複してしまいますが、大事なスケジュールはgoogleカレンダーを併用してますし、社内向けのスケジュール共有はグループウェアに入力してます。）
この努力部分や習得期間短縮について、ツールに頼るのはどうでしょうか？と提案したいのです。
②と③のゾーンにいる人は、自分が「②、③、④」のどのゾーンにいるか理解できていない傾向があると思います。
色々な種類の仕事や複数のタスクが並行しているときも、中長期の視点を持ってピークの仕事の量を調整し、パフォーマンスを維持できるのがタイプ④です。
ですが、タイプ②と③の人は、そのような状況になると、こんなはずじゃない、別の仕事であればやれると考えてしまうようなフシがあります。
その結果、ツール活用に思いが至らず、タスクを減らしたり、へそを曲げたり・・・。
（プロジェクトの振り返りによる、能力向上にもつながらない）
そのような人が皆さんの周りにもいないでしょうか。
タスク管理ツールは目に見えて仕事の処理速度が上がるわけではないので、「ルーティン業務が多い」「業務量が少ない」「ある程度のタスク処理能力がある人」にはなかなか認めてもらえない。そんな存在だと思います。
なろう系でいけば、追放ものですね。パーティから影の実力者を追放してから、パーティの戦力が落ちたことをに初めて気づく、っていうジャンルあるじゃないですか。
でも、パーティーにいたときはその恩恵を実感できていなかった。
タスク管理はこのくらいの存在感じゃないかな・・・と。
また、私の経験になりますが
これまでにタスク管理ツールの必要性を理解してもらえかったタイプは
・中堅どころの役職になってしまった②や③タイプの人からは、「即戦力にならない」「理解できない」と言われたり
・心理的安全性の低いチームや組織では、メンバーはタスクを引き受けない方にメリットが出てくるので、そもそも必要性を感じてもらえない。
といった方々がいました。
（私がどのような環境にいるかわかってしまいますね・・・）
マニュアルを書くにあたっては
そのような人たちにとってもハードルが低くなるよう考えて作成したいと思います。
④タイプとの差を埋めるのはあくまでツールだと考えます。
タスク管理や時間管理の本をいくら読んでも④タイプの人と差が埋まらない一番の原因は、ココを埋めるための、具体的ツールがパーソナライズされた形で提供されていない事にあると思います。
私の自作エクセルがぴったり合う人が
きっとこの世のどこかにいるはず
きっと誰かの役に立つはず
と願ってマニュアルの執筆にとりかかりたいと思います。
個人のタスク管理.xlsmを更新しました（ver300）
個人のタスク管理.xlsmを更新しました。
今回もメジャーバージョンアップ（ver300）です。
これまで、週間カレンダー側はどうしても締切管理だったものを、ようやく実行管理できるようにしました。
新機能の目玉は次の２つです。
・開始日タスク（自動で表示）
・実行タスク（開始日タスクを週間カレンダー上へドラック＆ドロップ、もしくは右クリックから作成）
これで「いつから始めるか」と、「いつやったか（実行したものは状態を完了にする）、いわゆるログ」の両方を管理することができます。
文章だけではわかりにくいので、後ほどマニュアルも作ってアップロードしたいと思います。
ご興味のある方は試してみて、結果をフィードバックいただければありがたいです。
なお、今回から
ateitexeさんの
このカレンダーを実装しています。
転載に快く承諾いただいたことを感謝いたします。
エクセルのダウンロードはこちら
VBAを利用してますので、必ずダウンロードして使ってください。
入力例はこちら
余談ですが、
簡易的な共有機能（エクセルは共有に向いてないので、あくまで簡易的）、エラーチェック機能、csvバックアップ機能、完了タスクの退避機能、自分の休日入力機能などがあります。
これらを網羅したマニュアルが果たして完成する日はくるのか・・・。
個人のタスク管理.xlsmを更新しました（ver200）
個人のタスク管理.xlsmを更新しました。
今回はメジャーバージョンアップです。
まだテストが不十分なので前のバージョンも残してあります。
今回のバージョン(ver2.0.0)の特徴は
- 処理速度が戻りました（sortではない方法をGPT-4oさんが教えてくれました。感謝！）
- 今週の予定表（週間カレンダー）のさらなる機能強化
- 簡易的なチームでの共有機能の搭載（現状は一方通行。共有用ファイルはビューワーのイメージです）
- バックアップ機能の搭載
またあわせて、課題管理表も作成しました。
チームでのプロジェクト管理では必須だと思います。
どなたかの役にたてばうれしいです。
現在のバージョンのエクセルファイルの使い方を只今まとめております。
気長にお待ちください。
こちらが入力例
課題管理表
